Multitasking
shiva des temps modernes
Avez-vous déjà terminé votre journée avec le sentiment d’avoir couru partout mais de n’avoir rien accompli?
Vous a-t-on déjà félicité pour votre capacité à jongler entre plusieurs activités mais aussi reproché de ne jamais rien terminer dans les temps?
Pensez-vous qu’on est plus efficace en faisant plusieurs choses à la fois?
Si oui, vous êtes peut-être un habitué du multitasking!
Le multitasking est le fait de réaliser plusieurs activités en même temps. C’est une pratique qui se répand de plus en plus avec la multiplication des réseaux, la complexification des métiers et l’accès en temps réel aux informations.
Aujourd’hui, les cadres et dirigeants doivent pouvoir assumer à la fois des tâches managériales, opérationnelles, mais aussi sociales et politiques.
Il n'est pas rare de voir des participants à une réunion n'écouter que d'une oreille l'animateur, car ils répondent à des mails sur leur smartphone.
Les nouvelles technologies nous aident à aller encore plus loin. Les chefs d’entreprise connaissent bien cela: un écran pour travailler, un autre pour afficher la boîte mail et ne rien rater, un casque audio en permanence sur les oreilles pour répondre aux clients, une oreille disponible aux sollicitations des salariés, un coup d’œil régulier aux réseaux sociaux, et le smartphone qui vibre toutes les 3 minutes parce que famille et amis partagent tout sur Whatsapp. Quelle efficacité ?
En fait, non, le cerveau ne sait faire qu'une seule chose à la fois.
Même si le multitasking peut donner l’impression de réaliser une multitude de tâches et d’être plus réactif, la réalité est toute autre. Les personnes qui font plusieurs choses en même temps ne peuvent pas se concentrer pleinement sur ces activités et sont donc moins efficaces.
L'inattention qui résulte du multitasking provoque des pertes d'informations et donc la nécessité de déployer deux fois plus d'énergie pour les récupérer par la suite.
De plus, passer d’une tâche à une autre suggère un temps de “mise en route”, pour reprendre les données d’entrée, les spécificités d’un dossier par exemple.
Des études montrent qu’une tâche réalisée en une seule fois prend moins de temps que lorsqu’elle est interrompue. A chaque interruption, il sera nécessaire de se reconcentrer, donc de perdre du temps pour se remettre dans l’activité.
Le multitasking donne l’illusion d’être efficace, mais le meilleur moyen d’accomplir vos missions dans les délais est de les planifier en amont et de vous préserver des interruptions. Ménagez-vous des temps dédiés pour le traitement de vos mails, la gestion de vos réseaux ou encore la lecture de vos messages personnels. Si vous avez peur de passer à côté d’une urgence, mettez en place des règles (dans votre boîte mail ou votre smartphone) pour ne recevoir des notifications que de certaines personnes. La Matrice d’Eisenhower peut être un outil redoutable pour vous aider à prioriser vos tâches et trouver un équilibre dans votre organisation.
Vous êtes constamment confronté à ces problématiques?
Vous ne voyez pas comment réduire votre en-cours et pensez qu’il est impossible de débrancher?
Atelier l’Essentiel vous accompagne pour clarifier vos processus et remettre de la sérénité dans vos activités.